Digitalisierung planen

Die Digitalisierung zu planen, stellt sie vor weitreichende Herausforderungen. Ihre Projektplanung sollte sowohl klassische Projektmanagementelemente als auch spezifische Digitalisierungsprozesse berücksichtigen. Es ist ratsam, einen präzisen und detaillierten Kosten- und Zeitplan mit den beteiligten Personen abzustimmen. Legen Sie folgende Aspekte fest.

Anzahl und Art der zu digitalisierenden Objekte

Ist mit einem besonderen Aufwand hinsichtlich Beschaffung zu rechnen? Welche Schritte der Restauration müssen vor der Digitalisierung geschehen?

Methoden der Digitalisierung

Welche Verfahren eignen sich für Ihre Objekte? Gibt es zu bestimmten Methoden bereits Know-how in Ihrer Institution? Wo beginnen Sie auf dem leeren Blatt und müssen mit Test- und Optimierungsdurchläufen rechnen?

Tipp: Unterschätzen Sie nicht den Aufwand für das Aufsetzen eines idealen Prozesses an einer neuen Digitalisierungsstation. Planen Sie hierfür Test- und Optimierungsphasen ein, in denen möglicherweise Objekte mehrmals digitalisiert werden müssen. Holen Sie sich wenn möglich in dieser Phase auch Rückmeldung von außen.

Technische Ausrüstung

Welche Geräte und technischen Anforderungen ergeben sich aus Ihrem geplanten Vorhaben? Denken Sie an Hardware (Computer, Speichermedien) und Fotografie (Geräte, Licht, Hintergrund). Welche räumlichen Möglichkeiten haben Sie für die Einrichtung temporärer oder dauerhafter Digitalisierungsstationen? Welches Equipment wird Ihnen voraussichtlich noch fehlen? 

Metadaten zu den Objekten

Welche Daten müssen für jedes Objekt erfasst werden? Steht Ihnen dafür bereits ein Sammlungsmanagementsystem zur Verfügung? Welche vorhandenen Informationen können genutzt werden und wie ist deren Qualität? Welchen Arbeitsaufwand erwarten Sie für die Eingabe und Bearbeitung der Daten?

Qualitätsprüfung

Wo im Prozess planen Sie Qualitätskontrollen? Wo können sie ein Vier-Augen-Prinzip etablieren? An welchen Standards, Richtlinien und Kriterien möchten Sie sich dabei orientieren und auf welche offiziellen Standards können Sie sich berufen? Als Beispiel: In der Objektfotografie ist es üblich, Farbmuster und Lineale in die Fotografie zu übernehmen, um die Farbtreue und Größe des Objekts später einwandfrei bestimmen zu können. 

Rollen & Team

Welche Personen sind in unterschiedlichen Rollen und mit verschiedenen Aufgaben am Projekt beteiligt? 

Know-how

Welches Know-how fehlt Ihrem Team für das Digitalisierungsprojekt? Existiert dieses Wissen bereits innerhalb Ihrer Institution oder Ihres Netzwerks? Falls nicht, welche Schritte planen Sie zur Wissenserweiterung?

Zeitplan

Welche Arbeitsphasen und Meilensteine definieren Sie? Wo sehen Sie Abhängigkeiten der einzelnen Maßnahmen? Haben Sie an Zeitpuffer und externe Einflüsse gedacht? Ist der Zeitplan mit dem Budgetplan stimmig?

Budgetplan

Sind die geplanten Ausgaben und Finanzierung des Digitalisierungsvorhabens gedeckt?

Nachhaltigkeit

Welche Speicherformate und -prozesse müssen Sie sicherstellen, um Nachhaltigkeit der Digitalisierungen zu gewährleisten? An welchen offiziellen Standards möchten Sie sich orientieren, um langfristige Nutzung zu ermöglichen?

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