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Anforderungen an ein Sammlungsmanagementsystem

In einem Sammlungsmanagementsystem werden die Metadaten eingetragen und mit dem entsprechenden Digitalisat verknüpft. Es ist ratsam, bereits beim Erstellen eines Objekteintrags so viele Informationen wie möglich zu erfassen. Wenn ein Etikett dem Objekt beiliegt, sollten auch die darauf enthaltenen Informationen in den Metadaten erfasst werden.

Folgende Anforderungen sollten Sie für die Auswahl eines stabilen und zukunftssicheren Sammlungsmanagementsystems im Auge behalten:

Must-haves

  • Web-basierte Client/Server-Architektur
  • Web-Frontend für den öffentlichen Zugang
  • Daten-Schnittstelle OAI-PMH, REST, und/oder GraphQL API
  • Unterstützung des Datumsformats nach ISO 8601 (YYYY-MM-DD) (für Eingabe und Anzeige)
  • Unterstützung von → ISO 639 für Sprachen

Should-haves

  • Verarbeitung von Werten und Bezeichnern für Einträge in (Vokabel-)Listen
  • Angemessene Import/Export-Engines, vorzugsweise mit Vorlagen und Beispielen
  • Gut integriertes Beziehungsmanagement
  • Unterstützung für die Beschreibung von Beziehungen über einen Begriff hinaus 
    (z. B. Zuweisung von definierten Metadaten in Form von Schemata zu Beziehungen. Beispiel „hasAgent in EN15907“)
  • Unterstützung von IIIF
  • Kontrolliertes Vokabular, Listen und Begriffe
    • Nicht zu exotische, nicht zu rudimentäre Handhabung von Listenbegriffen und deren Listen
    • Import/Export von Listen auf einigermaßen einfache Weise
    • Unterstützung des Änderns/Editierens von Listenelementen, während sie bereits zugewiesen/verwendet worden sind
    • Unterstützung von Hierarchien in Listen
    • Unterstützung der Deaktivierung von Listenelementen (sodass sie zwar angezeigt werden, aber nicht zur Auswahl stehen. Nützlich für Hierarchie-Gruppierungen)
    • Unterstützung des Ausblendens von Listenelementen
  • Unterstützt mehrsprachige Dateneingaben. Beispiele: Den Titel eines Werkes sowohl auf Englisch als auch auf Deutsch haben (und richtig markieren)
  • Inhaltsanmerkungen (optional)
  • Unterstützung von unscharfen Datumsangaben (wie ca. 19001920–01 oder bronce age)
  • Es läuft auf einem reinen FOSS-Stack (Server-Backend vorzugsweise auf GNU/Linux).  Im Gegensatz zu den erforderlichen Datenbank-Engines wie MSSQL, Oracle etc.
  • Unterstützt das Sammeln von Daten aus Online-Quellen (Wikidata etc.)
  • FOSS lizenziert. Siehe Public Money, Public Code
  • Einfache und erweiterte Suche. Erweiterte Suche: Auswahl bestimmter Felder für die Suche nach einem bestimmten Wert
  • Suchen speichern

Linktipp