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Einstieg: Kontrollierte Vokabulare

Beim Eintragen der Metadaten in ein Sammlungsmanagementsystem unterstützt ein kontrolliertes Vokabular zusätzlich zur Verwendung eines Metadatenstandards bei einem weltweiten Austausch der Daten, der einfacheren Auffindbarkeit der Objekte und der damit einhergehenden Sichtbarkeit Ihrer Institution.

Die Verwendung von kontrollierten Vokabularen spielt eine entscheidende Rolle für die Qualität und Konsistenz Ihrer Metadaten. Durch standardisierte Begriffe und Klassifikationen, die in diesen Vokabularen definiert sind, werden Ihre Daten leichter auffindbar, vergleichbar und sogar verständlicher. Dies erleichtert die Suche und Navigation innerhalb des Kulturpools und fördert zudem auch die Interoperabilität mit anderen Forschungsdatenbanken oder Portalen wie Europeana.

Kontrollierte Vokabulare wie die Gemeinsame Normdatei (GND), Iconclass, Wikidata oder Thesauri des Getty Research Institute tragen dazu bei, Mehrdeutigkeiten zu vermeiden und die Genauigkeit der Beschreibungen zu erhöhen. Sie etablieren eine einheitliche Sprache für die Klassifizierung und den Austausch von Informationen. Zudem verhindern sie Tippfehler bei der Eingabe, was die Datenqualität weiter verbessert.

Es gibt viele verschiedene Arten von kontrollierten Vokabularen, einschließlich, Thesauri, Normdateien sowie institutionseigene oder regionale Wortlisten. Um Begriffe und Strukturen institutionsübergreifend und international einheitlich zu nutzen, sollte bevorzugt auf externe kontrollierte Vokabulare zurückgegriffen werden.

Kontrollierte Vokabulare verwenden

Der Eintrag ins Metadatenfeld erfolgt mithilfe eines URIs (Uniform Resource Identifier), welcher Übersetzungen, Hierarchien und breitere Konzepte gleich mitliefert. Durch das Integrieren der kontrollierten Vokabulare in das eigene Sammlungsverwaltungssystem wird das Eintragen der Begriffe vereinfacht. In der Online-Sammlung der Institution bzw. im Kulturpool und in Europeana werden die URIs dereferenziert (aufgelöst), um die verknüpften Informationen zu erhalten.

Wie sucht man kontrollierte Vokabulare aus?

Durch die große Anzahl an kontrollierten Vokabularen stellt sich die Frage, welches das perfekte kontrollierte Vokabular für die Verwendung in einer Institution ist. Eine Institution muss sich aber nicht auf ein einziges kontrolliertes Vokabular festlegen: Es ist sehr üblich, dass parallel zwei oder mehrere kontrollierte Vokabulare verwendet werden, da sich diese auf unterschiedliche Arten von Daten beziehen.

Bei der Auswahl eines kontrollierten Vokabulars ist besonders auf die folgenden Aspekte zu achten:

  • Optimale Abdeckung des Bereichs: Jeder Wissensbereich hat eigene Definitionen der verwendeten Begriffe in der Fachsprache. Es ist zu recherchieren, ob das kontrollierte Vokabular die notwendigen Begriffe in dem benötigten Wissensbereich beinhaltet.
  • Freier Zugang: Ein kostenfreier, öffentlicher Zugang erleichtert die Recherche für eine Entscheidung (Suchen relevanter Begriffe, Dokumentation der hinterlegten Struktur, …) sowie das Verknüpfen der Metadaten mit den Einträgen aus dem kontrollierten Vokabular.
  • Verwendung der kontrollierten Vokabulare: Nicht alle kontrollierten Vokabulare werden etwa in Europeana dereferenziert. Damit die in den Metadaten referenzierten Vokabulare genutzt und somit die Vorteile bringen können, empfiehlt es sich, vorher zu recherchieren, welche externen Ressourcen z. B. von Europeana verwendet werden. 
  • Langlebigkeit: Ist bereits abzusehen, dass ein kontrolliertes Vokabular nicht mehr weitergeführt oder aktualisiert wird, so ist von einer langfristigen Verwendung abzuraten.
  • Mehrsprachigkeit: Ein Metadateneintrag, der mit einem Begriff aus einem multilingualen kontrollierten Vokabular verknüpft wird, kann eindeutig in die angegebenen Sprachen übersetzt werden.
  • Durch die Verknüpfung zu anderen kontrollierten Vokabularen können Informationen weitgehender vernetzt werden.

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