Sammlungsmanagementsysteme

• Anforderungen an ein Sammlungsmanagementsystem
• Überblick über Sammlungsmanagementsysteme

Anforderungen an ein Sammlungsmanagementsystem

In einem Sammlungsmanagementsystem werden die Metadaten eingetragen und mit dem entsprechenden Digitalisat verknüpft. Es ist ratsam, bereits beim Erstellen eines Objekteintrags so viele Informationen wie möglich zu erfassen. Wenn ein Etikett dem Objekt beiliegt, sollten auch die darauf enthaltenen Informationen in den Metadaten erfasst werden.

Folgende Anforderungen sollten Sie für die Auswahl eines stabilen und zukunftssicheren Sammlungsmanagementsystems im Auge behalten:

Essenzielle Anforderungen

• Web-basierte Client/Server-Architektur
• Öffentlich zugängliches Web-Frontend
  
• Daten-Schnittstellen (OAI-PMH, REST, und/oder GraphQL API)
• Unterstützung von ISO 8601 (YYYY-MM-DD) für Datum
• Unterstützung von → ISO 639 für Sprachen

Empfohlene Anforderungen

• Verarbeitung von Werten und Bezeichnungen in (Vokabel-)Listen
  
• Leistungsfähige Import/Export-Engines, vorzugsweise mit Vorlagen und Beispielen
  
• Integriertes Beziehungsmanagement
  
• Unterstützung für die Beschreibung von Beziehungen über einen Begriff hinaus 
  (z. B. Zuweisung von definierten Metadaten in Form von Schemata zu Beziehungen. Beispiel „hasAgent in EN15907“)
  
• Unterstützung von IIIF
• Kontrolliertes Vokabular, Listen und Begriffe
  
  • Nicht zu exotische, nicht zu rudimentäre Handhabung von Listenbegriffen und deren Listen
    
  • Import/Export von Listen auf einigermaßen einfache Weise
    
  • Unterstützung des Änderns/Editierens von Listenelementen, während sie bereits zugewiesen/verwendet worden sind
    
  • Unterstützung von Hierarchien in Listen
    
  • Unterstützung der Deaktivierung von Listenelementen (sodass sie zwar angezeigt werden, aber nicht zur Auswahl stehen. Nützlich für Hierarchie-Gruppierungen)
    
  • Unterstützung des Ausblendens von Listenelementen
    
• Unterstützung von mehrsprachigen Dateneingaben. Beispiele: Den Titel eines Werkes sowohl auf Englisch als auch auf Deutsch richtig markieren.
  
• Inhaltsanmerkungen (optional)
• Unterstützung von unscharfen Datumsangaben (wie ca. 1900, 1920–01 oder bronce age)
• Betrieb auf einem reinen FOSS-Stack (Server-Backend vorzugsweise auf GNU/Linux).  Im Gegensatz zu den erforderlichen Datenbank-Engines wie MSSQL, Oracle etc.
• Unterstützung von Daten aus Online-Quellen (Wikidata etc.)
  
• FOSS lizenziert. Siehe Public Money, Public Code
  
• Einfache und erweiterte Suche (Auswahl bestimmter Felder für die Suche nach einem bestimmten Wert), Suchen speichern

Linktipps

• Kulturpool Forum: Sammlungsverwaltungssysteme (Anmeldung nötig)
• Peter Bubestinger-Steindl: Sammlungsmanagement-Systeme (Kulturpool Webinar)

Überblick über Sammlungsmanagementsysteme

Aufgrund der Heterogenität der fachspezifischen Sammlungen wird derzeit eine Vielzahl von Systemen in einzelnen Institutionen eingesetzt. 

Vorteile in der Verwendung eines Sammlungsmanagementsystems

• Zentrale Datenverwaltung: Alle Informationen und digitalen Objekte sind an einem zentralen Ort gespeichert, was den Zugriff, die Verwaltung und Zusammenarbeit vereinfacht.
• Effiziente Katalogisierung: Ein solches System ermöglicht eine strukturierte und einheitliche Erfassung von Daten und Metadaten, was die Suche und Sortierung von Objekten erleichtert.
• Standardisierung der Metadaten: Die Verwendung etablierter Metadatenstandards stellt konsistente Datenerfassung und Kompatibilität mit anderen Systemen sicher.
  
• Erhöhen der Datenqualität: Der Einsatz kontrollierter Vokabulare verbessert Präzision und Konsistenz der Daten und erleichtert Wiederauffindbarkeit und Vergleichbarkeit von Informationen.
  
• Integration mit externen Datenquellen: Eine Anbindung an externe Datenbanken oder Repositorien bereichert und validiert die Metadaten.
• Flexible Datenstrukturierung: Moderne Systeme unterstützen das Anpassen der Metadatenstrukturen an individuelle Anforderungen, etwa das Hinzufügen benutzerdefinierter Felder.
• Verbesserte Suchfunktionen: Detaillierte Metadaten erleichtern das Auffinden von spezifischen Objekten in umfangreichen Datenbeständen.
• Metadaten-Export und -Import: Funktionen für den Export und Import von Metadaten in verschiedenen Formaten erleichtern den Datenaustausch mit anderen Institutionen und Systemen.
• Versionierung und Änderungsverlauf: Das System dokumentiert Änderungen an Metadaten und speichert verschiedene Versionen, was in kollaborativen Arbeitsumgebungen nützlich ist.
• Rechte- und Lizenzverwaltung: Das System kann dabei helfen, rechtliche Anforderungen wie Urheberrecht und Datenschutz effektiv zu managen.

• Unterstützung für Mehrsprachigkeit: Die Möglichkeit, Metadaten in verschiedenen Sprachen zu erfassen und zu verwalten, steigert die globale Zugänglichkeit und Verständlichkeit.

Sammlungsmanagementsysteme Vergleich

Ashley Blewer veröffentlichte 2017 eine übersichtliche Liste The Collection Management System Collection von Sammlungsmanagementsystemen in welcher sie Rahmenbedingungen und Features gegenüberstellt. Die Liste wird seit jeher gepflegt und kann als Orientierungshilfe bei der Auswahl eines Systems dienlich sein.